Pengenalan
Mengurus sebut harga secara manual boleh menjadi rumit apabila melibatkan pelbagai semakan, rundingan pelanggan dan proses kelulusan dalaman.
Modul AutoCount Advanced Quotation direka khas untuk membantu perniagaan di Malaysia mengurus sebut harga dengan lebih sistematik melalui aliran kerja yang teratur — daripada penyediaan sebut harga → kelulusan → semakan → penukaran kepada Sales Order.
Dalam panduan ini, anda akan mempelajari langkah demi langkah cara menggunakan modul ini dalam situasi perniagaan sebenar untuk meningkatkan kecekapan pengurusan sebut harga.
Mengapa Modul AutoCount Advanced Quotation Penting?
Berbanding fungsi sebut harga standard, Modul AutoCount Advanced Quotation memberikan kawalan yang lebih menyeluruh terhadap keseluruhan proses pengurusan sebut harga dan jualan.
Kelebihan Utama:
- Merekod sejarah semakan sebut harga secara automatik
- Menyokong aliran kerja kelulusan dalaman
- Memantau status sebut harga dengan mudah
- Menukar sebut harga kepada Sales Order dengan pantas
- Mengurangkan kesilapan manusia dalam proses jualan
- Meningkatkan pemantauan dan pelaporan jualan
Sesuai Untuk:
- Syarikat perdagangan
- Perniagaan pembuatan
- Syarikat pembinaan dan kejuruteraan
- Pemborong dan pengedar
- PKS yang memerlukan proses kelulusan sebut harga
Langkah 1: Cipta Sebut Harga Baharu
Langkah-langkah:
- Pergi ke Sales → Advanced Quotation
- Klik New (Sistem akan menetapkan status semasa kepada Open secara automatik.)
-
Isikan maklumat sebut harga:
- Nama pelanggan
- Tarikh
- Kod item
- Kuantiti
- Harga seunit
- Catatan (pilihan)
- Klik Save
Langkah 2: Status Sebut Harga
AutoCount menggunakan sistem status untuk memantau perkembangan sebut harga.
Penjelasan status:
🟡 Open
Sebut harga masih dalam proses penyediaan.
🟠 Pending
Menunggu kelulusan dalaman.
🔵 Approved
Pihak pengurusan telah meluluskan sebut harga.
🟢 Success
Pelanggan telah menerima sebut harga tersebut.
🔴 Lost
Sebut harga tidak berjaya diterima.
✔ Membantu pasukan jualan menjejak setiap peluang dengan lebih jelas.
Langkah 3: Kemaskini Status Sebut Harga
Langkah-langkah:
- Pergi ke Sales → Advanced Quotation
- Pilih sebut harga
- Klik View
- Kemaskini status (Reject / Success / Lost)
- Klik Save
✔ Kemas kini status membantu meningkatkan keterlihatan jualan secara masa nyata.
Langkah 4: Semak Semula Sebut Harga Tanpa Hilang Sejarah
Jangan mengedit sebut harga asal selepas ia dihantar kepada pelanggan.
Sebaliknya, gunakan fungsi Revise:
- Pilih sebut harga
- Klik Revise
- Tambah item atau ubah maklumat (harga / kuantiti / item)
- Klik Save
✔ Sistem akan mencipta versi semakan baharu secara automatik.
Langkah 5: Lihat Sejarah Semakan
Langkah-langkah:
- Cari sebut harga
- Klik ikon “+” di sebelah sebut harga
- Lihat semua versi semakan
Anda boleh menjejak:
- Sebut harga asal
- Sejarah semakan
- Versi terkini
Langkah 6: Tukar Sebut Harga kepada Sales Order
Apabila sebut harga telah disahkan oleh pelanggan:
Langkah-langkah:
- Klik kanan sebut harga
- Klik Transfer
- Pilih Sales Order
✔ AutoCount akan menyalin semua data secara automatik.
Anda juga boleh menukar kepada:
- Delivery Order
- Invoice
- Cash Sales
Langkah 7: Jejak Aliran Dokumen Lengkap
Langkah-langkah:
- Buka sebut harga
- Klik View Flow
Anda akan melihat aliran seperti berikut:
Sebut harga → Sales Order → Delivery Order → Invoice
✔ Ini sangat berguna untuk audit, pelaporan dan sokongan pelanggan.
Kesimpulan
Modul AutoCount Advanced Quotation membantu perniagaan di Malaysia mengurus keseluruhan kitaran sebut harga dengan lebih tersusun dan profesional.
Dengan penggunaan sistem status yang betul, kawalan semakan, dan penukaran dokumen, perniagaan dapat meningkatkan kecekapan, mengurangkan kesilapan, serta memperbaiki keterlihatan jualan.
Jika perniagaan anda sering melibatkan perubahan dan kelulusan sebut harga, modul ini sangat sesuai untuk memperkemas proses jualan anda.